Grundlagen
Was Kundenautomatisierung für KMU bedeutet
Kundenautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Schritte rund um Anfragen, Angebote und Kundenkontakte so zu gestalten, dass sie zuverlässig und ohne ständiges Nachhalten ablaufen. Für kleine und mittlere Unternehmen heißt das nicht, persönliche Beratung durch Technik zu ersetzen. Es heißt, Routinearbeit abzugeben, damit mehr Zeit für das Gespräch mit Kundinnen und Kunden bleibt.
Typische Ansatzpunkte sind Anfragen, die in verschiedenen Postfächern landen, Angebote, bei denen niemand nachfasst, oder Kundendaten, die in mehreren Listen gepflegt werden. Kundenautomatisierung ist ein Teilbereich der Prozessautomatisierung für KMU und beginnt wie jedes VisioNext-Projekt mit einer Analyse.
CRM-Automatisierung
CRM-Automatisierung: Anfragen, Angebote, Nachfassen
Ein CRM, also ein System für das Kundenbeziehungsmanagement, bündelt Kontakte, Anfragen, Angebote und Aufgaben an einem Ort. Automatisiert wird, was regelmäßig gleich abläuft. Welches CRM passt, hängt von Teamgröße, Abläufen und bestehenden Systemen ab. Für den Einstieg kann auch eine gut strukturierte Tabelle genügen.
Anfragen erfassen
Anfragen aus Website-Formular, E-Mail oder Telefonnotiz werden einheitlich erfasst und der zuständigen Person zugeordnet. Die anfragende Person erhält auf Wunsch eine automatische Eingangsbestätigung.
- Einheitliche Felder statt Freitext
- Klare Zuständigkeit je Anfrage
- Eingangsbestätigung
- Übersicht offener Anfragen
Angebote vorbereiten
Daten aus der Anfrage fließen in die Angebotsvorbereitung, ohne erneut abgetippt zu werden. Vorlagen sorgen für einheitliche Formulierungen. Prüfung und Versand des Angebots bleiben bei Ihnen.
- Datenübernahme aus der Anfrage
- Angebotsvorlagen
- Status je Angebot
- Freigabe vor dem Versand
Nachfassen ohne Vergessen
Bleibt ein Angebot unbeantwortet, erinnert eine Wiedervorlage rechtzeitig an das Nachfassen. So geht keine Anfrage unter, nur weil im Tagesgeschäft die Zeit gefehlt hat.
- Automatische Wiedervorlagen
- Erinnerungen an Zuständige
- Vorlagen für Nachfass-E-Mails
- Nachvollziehbarer Verlauf
Mit Freigaben
Kundenkommunikation automatisieren, mit Freigaben
Automatische Nachrichten helfen, wenn sie zum richtigen Zeitpunkt kommen und inhaltlich stimmen. Deshalb legen wir fest, welche Nachrichten automatisch versendet werden dürfen, etwa Eingangsbestätigungen oder Terminerinnerungen, und welche vor dem Versand freigegeben werden müssen. Aussagen zu Preisen, Fristen oder Zusagen bleiben beim Menschen.
Für häufige Fragen auf der Website kann zusätzlich ein Chatbot für Unternehmen sinnvoll sein, der einfache Anliegen beantwortet und komplexe Fälle an Ihr Team übergibt.